Un certificato di nascita emesso a Manchester. Una laurea conseguita a Edimburgo. Un atto di matrimonio celebrato a Londra. Sono documenti validi e perfettamente regolari nel Regno Unito. Eppure quando arrivano allo sportello di un comune italiano spesso vengono respinti. Il motivo non riguarda quasi mai il contenuto. Riguarda la forma con cui il documento è stato preparato per l'Italia.

Dopo la Brexit molte famiglie italiane rientrate dal Regno Unito e molti cittadini britannici trasferiti in Italia hanno scoperto che le regole sono cambiate. Questa guida spiega passo dopo passo come rendere un documento britannico utilizzabile davanti alle autorità italiane.

Cosa è cambiato dopo la Brexit

Fino al 2020 il Regno Unito faceva parte dell'Unione Europea. Per alcuni atti di stato civile valeva il Regolamento europeo 2016/1191 che semplifica la circolazione dei documenti pubblici tra Stati membri. Grazie a quel regolamento molti certificati non richiedevano alcuna legalizzazione e potevano essere accompagnati da moduli standard multilingue.

Oggi il Regno Unito è un paese terzo. I suoi documenti pubblici seguono quindi le regole generali della Convenzione dell'Aia del 1961. In pratica serve quasi sempre l'apostille rilasciata dal Foreign Commonwealth and Development Office. Senza quel timbro ufficiale un ufficio italiano non ha modo di verificare che la firma sul documento sia autentica.

Perché apostille e traduzione vanno insieme

L'apostille conferma l'autenticità della firma ma non traduce nulla. Il documento resta in inglese e l'apostille stessa è redatta in inglese e francese. Gli uffici italiani invece lavorano in italiano. Per questo si parla comunemente di traduzione con apostille intendendo un pacchetto completo. Prima si appone l'apostille sull'originale. Poi si traduce tutto compreso il timbro dell'apostille.

L'ordine è fondamentale. Se si traduce prima e si chiede l'apostille dopo il risultato non è utilizzabile. Il traduttore deve vedere e rendere in italiano ogni elemento presente sul documento finale. Anche le note a margine e i timbri secondari devono comparire nella traduzione.

Molti errori nascono proprio da qui. Una famiglia ordina la traduzione a Londra per risparmiare tempo. Poi scopre che il comune italiano richiede una traduzione asseverata in Italia. Il risultato è una seconda spesa e qualche settimana di ritardo.

Chi rende ufficiale la traduzione in Italia

In Italia non esiste un albo nazionale dei traduttori ufficiali come in Spagna o in Germania. La traduzione diventa ufficiale attraverso l'asseverazione. Il professionista si presenta davanti al cancelliere di un tribunale oppure davanti a un giudice di pace o a un notaio. Qui presta giuramento dichiarando di aver svolto il lavoro fedelmente.

Chi svolge questo passaggio viene chiamato comunemente traduttore giurato. Il verbale di giuramento viene unito alla traduzione e al documento originale con l'apostille. Il fascicolo così composto ha valore legale davanti alle amministrazioni italiane.

L'asseverazione ha anche un costo fiscale. Si applica una marca da bollo da sedici euro ogni quattro facciate o ogni cento righe di traduzione. Alcuni uffici richiedono inoltre una marca sul verbale. È utile chiedere un preventivo che includa tutte queste voci.

Quali documenti richiedono più spesso questo percorso

I casi più comuni riguardano lo stato civile. Certificati di nascita per la trascrizione dei figli nati nel Regno Unito. Certificati di matrimonio e di divorzio per aggiornare i registri anagrafici italiani. Atti di morte per successioni ereditarie.

Seguono i titoli di studio. Chi ha studiato in una università britannica e vuole iscriversi a un albo professionale o partecipare a un concorso pubblico in Italia deve presentare il diploma e spesso il transcript degli esami. In alcuni casi serve anche la dichiarazione di valore o l'attestato di comparabilità rilasciato dal centro CIMEA.

Non vanno dimenticati i documenti per il lavoro. Chi rientra in Italia dopo anni trascorsi nel Regno Unito può aver bisogno di certificati di servizio o di lettere di referenza per dimostrare l'esperienza maturata. Anche i certificati penali britannici rilasciati tramite il servizio DBS o ACRO vengono richiesti per alcuni impieghi pubblici e per l'adozione. Ognuno di questi documenti segue lo stesso percorso fatto di apostille e traduzione asseverata.

Infine ci sono i documenti societari e giudiziari. Procure notarili per vendere un immobile in Italia. Visure di società britanniche per aprire una filiale. Sentenze da far riconoscere in un tribunale italiano.

Come organizzare il lavoro senza perdere tempo

Il primo passo è contattare l'ufficio italiano che riceverà il documento. Ogni comune e ogni ente può avere piccole differenze di prassi. Alcuni accettano traduzioni asseverate presso un consolato italiano nel Regno Unito. Altri preferiscono una traduzione asseverata in Italia.

Il secondo passo è ottenere una copia recente del documento britannico. Molti uffici richiedono certificati emessi da non più di sei mesi. Nel Regno Unito le copie certificate degli atti di stato civile si ordinano presso il General Register Office o presso gli uffici locali.

Il terzo passo è l'apostille. Si richiede per posta o tramite servizio prioritario. I tempi variano secondo il periodo dell'anno. Conviene sempre prevedere qualche settimana di margine.

Solo a questo punto si passa alla traduzione e all'asseverazione. Un'agenzia con esperienza può gestire l'intero fascicolo e consegnarlo pronto per lo sportello.

Nomi date e dettagli che fanno la differenza

I nomi devono coincidere perfettamente con quelli riportati sul passaporto o sulla carta d'identità. Un secondo nome omesso o una lettera diversa possono bloccare la pratica. È buona norma inviare al traduttore una copia del documento d'identità.

Le date vanno rese nel formato italiano. Nel Regno Unito si scrive il giorno prima del mese come in Italia ma nei documenti di origine americana accade il contrario. Un traduttore esperto verifica ogni data con attenzione.

Anche i nomi delle contee e delle istituzioni vanno trattati con cura. Spesso si lasciano in originale con una breve spiegazione tra parentesi quadre. In questo modo il funzionario italiano capisce di cosa si tratta senza perdere il riferimento ufficiale.

Un fascicolo pronto al primo tentativo

Portare un documento britannico in Italia non è complicato se si rispetta la sequenza corretta. Copia recente. Apostille. Traduzione completa. Asseverazione. Marche da bollo. Chi segue questi cinque passaggi evita respinte e ritardi e può concentrarsi sulle cose che contano davvero come il trasloco la nuova casa o il nuovo lavoro.